Med över 3800 medarbetare utspridda över hela landet är intranätet utan tvekan Folksams viktigaste kanal för snabb masskommunikation. För många av försäkringskoncernens anställda är det också ett oumbärligt verktyg i de dagliga kundkontakterna.

– Inför utvecklingen av det intranät vi har idag så fanns väldigt många och olika krav från organisationen. Vi valde framför allt att satsa på funktioner som stödjer de som jobbar nära kund, så att de på intranätet enkelt och snabbt ska hitta allt de behöver för sina kundkontakter, förklarar Marie Louise Ehlin, ansvarig för interninformation, Folksam.

En del i det är personalisering – att var och en själv kan ställa in vem man är, var man jobbar och vad man jobbar med för att få de verktyg och nyheter som är relevanta. En medarbetare som till exempel jobbar som skadereglerare för motorskador i södra Sverige, kan klicka in sitt geografiska område, arbetsområde, undernivå samt ytterligare en del val. Och vips, så finns allt lätt tillgängligt med rätt skadehandböcker, försäkringsvillkor, nyheter med mera.

– Eftersom vi gör regelbundna mätningar så kan vi se att det fungerar i praktiken. Arbetsrelaterade och verksamhetsstödjande system hamnar alltid i topp när det gäller vad som är mest använt på intranätet.

Marie Louise Ehlin, ansvarig för interninformation, Folksam (Foto: Lars Nyman)

Viktig kanal för nyheter

Förutom att Folksams intranät är ett arbetsverktyg så är det också en viktig nyhetskanal. Därför får alla medarbetare företagsövergripande nyheter på sin startsida vare sig de vill eller inte.

– Då vet vi att alla har läst, eller åtminstone haft möjlighet att läsa de centrala nyheterna. Det kan handla både om mindre nyheter och stora strategiska frågor om riktningen inför framtiden. Det finns ytterligare en nyhetskolumn på startsidan, och där finns möjlighet att välja vilka andra nyheter man vill ta del av, geografiskt eller arbetsrelaterat.

Det kräver en dedikerad och planerad organisation att förvalta ett intranät med 3800 användare. Folksam har en chefredaktör som jobbar enbart med intranätet. Runt om i landet finns dessutom cirka 30 webbredaktörer som ansvarar för olika delområden. Två gånger per år samlas de för vidareutbildning och för att diskutera aktuella frågor.

– De lokala webbredaktörerna har detta som en del av sina vanliga arbetsuppgifter. Men det är viktigt att cheferna förstår att redaktörsjobbet inte är något som kan utföras med vänsterhanden, att redaktörerna måste få avsätta tid för uppgiften.

Chefen viktigast

Även om intranätet är en central del i Folksams internkommunikation, så är det inte den viktigaste kanalen tycker Marie Louise Ehlin.

– Närmaste chef är absolut viktigast som bärare av information som medarbetarna tror på och tar till sig. På andra plats kommer intranätet, framför allt för snabbheten och möjligheten att nå många samtidigt.

- Som kompletterande kanal har vi på Folksam en intern företagstidning där vi bland annat visar på goda exempel, gör fördjupningar och förklarar komplicerade frågor.

Snabb kommunikation på chatten

Vid stora frågor som berör många medarbetare använder sig Folksam ibland även av chat via intranätet. Exempel på tillfällen är vid förändringskommunikation eller om medarbetarna behöver få ställa frågor direkt till ledningen.

– Chat har fördelen att alla medarbetare kan få snabba svar i realtid. Man kan vara anonym och ställa frågor som är känsliga och svåra att ta upp någon annanstans. Vi censurerar aldrig när vi har chat och vi besvarar alla frågor. Det går också att skicka in frågor i förväg så att man inte måste passa exakt den tid som chatten pågår.

Efter chatten görs en sammanställning som läggs ut på intranätet, så att även de som inte kunde vara med kan läsa den efteråt. Marie Louise Ehlin poängterar att det är viktigt att fortsätta jobba med frågan i andra kanaler även efter avslutad chat.

– Ökad interaktivitet står högt på önskelistan när det gäller utvecklingen av vårt intranät. Bland annat skulle vi vilja ha en kommentarsfunktion. Intranätet fungerar bra och är väl använt, men det finns ändå mycket som kan bli ännu bättre.

Marie Louises intranättips

• Tänk noga igenom vad ni ska ha intranätet till, vilket syfte det ska uppfylla.
• Var strukturpolis till en början – intranätet kan inte innehålla allt för alla.
• Se till att ha ett team som brinner för intranätet, och som också är beredda att förvalta det.
• Ha som målsättning att det ska hända något på förstasidan varje dag, och se till att det finns någon som är dedikerad just den uppgiften.

Läs mer om Folksam på www.folksam.se

Lotta Örtnäs